“İş süreçlerini elektronik ortamda gerçekleştiren kurumlar..” “Etkinlik, verimlilik, şeffaflık ve saygınlıklarını arttırmak amacıyla bilgi ve iletişim teknolojilerini kullanan kurumlar..” “Vatandaş ile ilgili hizmetlerini, bilişim teknolojileri aracılığıyla sunan kurumlar..” “e-Devlete giden yolda olmazsa olmaz koşullardan biri..”
Bu tanımlar, e-Kurumun, bilişim teknolojilerinin yaygın olarak kullanımından öte, bir dönüşüm süreci olduğunu belirtmektedir. Söz konusu dönüşüm, e-Dönüşüm olarak tanımlanmaktadır. e-Dönüşüm, kurum iş süreçlerinin yeniden ele alınması, vatandaş, çalışan, devlet vb tüm paydaşlarla olan ilişkilerin dikkate alınarak değiştirilmesi ve bir bakıma kurumun yeniden yapılanması anlamına gelmekte ve, bir kurumun verdiği hizmetlerin, iş yapma yöntemlerinin, organizasyon yapısının kurum odaklı olmaktan çıkarılarak, vatandaş odaklı biçime getirilmesi, bütünleşik ve en üst düzeyde bilgi teknolojileri kullanımını gerektirmektedir. e-Dönüşüm kavramı, yalnızca kurumlar için değil, devletler ve vatandaşlar için de geçerlidir.
e-Dönüşüm, teknik olduğu kadar kültürel ve sosyal bir değişimdir. Bu nedenle, hemen, ve bir anda olmaz, bütünüyle mühendislik disiplini içerisinde ele alınamaz. Bir süreç gerektirir. Bazen şaşırtıcı bir biçimde hızlanabilir. Bu hızlanma genellikle kurumlarda, hizmetlere yönelik olarak alınan stratejik kararlar sonucu oluşur. Örneğin, Emekli Sandığının, emeklilere ilişkin bilgi toplaması sırasında “T.C Kimlik numarası bildirimini zorunlu kılması” kararı stratejik bir karardır ve bu karar sonucunda 2 milyona yakın emekli ve akrabası T.C kimlik numarasını edinmiştir.
Bir başka örnek ise T.C Ziraat bankası örneğidir. Bilindiği gibi nema ödemeleri sırasında ziraat bankası bu ödemelerin yapılması amacıyla işyerlerinden e-posta adresi istemiştir. Türkiye’deki nema ile ilgili işyeri sayısının yaklaşık 2 milyon olduğu düşünülürse e-posta adresi isteme kararının, e-Dönüşüm üzerindeki etkisinin ne kadar önemli olduğu anlaşılabilir. Bu karar sayesinde bu kuruluşların bir çoğu e-posta adresini yeni edinerek bilişim teknolojileri ile tanışmış, belki de e-kurum oluşumu için ilk adımı atmış olacak.
Peki kurumlar e-Dönüşümü gerçekleştirmek için ne yapmalıŞ
Bu konudaki yapılması gerekenleri aşağıda belirtilen dört ana adım altında incelemek olası.
e-Dönüşüm Stratejilerinin oluşturulması
Kurumun içsel iş süreçlerinin dönüşümü
Vatandaş/Müşteri servislerinin dönüşümü
Kurumlar-arası iş süreçlerinin dönüşümü
Bu adımlar izleyen kesimlerde açıklanmıştır.
e-Dönüşüm Stratejilerinin oluşturulması:
e-Kuruma dönüşümü sağlayacak en önemli unsurlardan, biri de e-Kurum için “stratejik alt yapı”nın hazır olmasıdır. Stratejik alt yapı, “Kurum üst düzey yönetiminin, e-Kurum dönüşümü konusunda yüzeysel olmayan ve yaşama kolayca geçirilebilir somut stratejilere sahip olması ve e-dönüşüm projesinin üst düzey yöneticilerden biri tarafından bizzat üslenilmesi ve yönetilmesi” biçiminde tanımlanmaktadır. Ülkemizde bu tür stratejilere sahip olan devlet kurumu sayısı yok denecek kadar azdır.2000 yılında üst düzey yöneticiler arasında yapılan bir araştırma, yöneticilerin bu konuda hala bir çok eksiği olduğunu göstermektedir.
Her kurum, e-Dönüşüm stratejilerini çok net olarak ortaya koymalı ve uygulamalıdır. Aşağıda, e-Dönüşüm için olmazsa olmaz denilebilecek üç strateji örneği verilmektedir.
Strateji-1. Vatandaş Odaklı Kurum Olma
Vatandaşın kurum hizmetlerinden mutlu olmadığında “fişi prizden çekmesinin” kurum prestijinde önemli kayıplara neden olacağı yapılanmalar vatandaş odaklı kurumların temelini oluşturur. Her düzeyde çalışanının vatandaşı “müşteri” gibi gördüğü, “müşteri her zaman haklıdır” anlayışı ile davrandığı vatandaş odaklı kurumlar e-Devletin temelini oluşturur.
Strateji-2 e-Dönüşüm projesinin, kurum üst düzeyi tarafından yönetilmesi.
Gerek e-Devlet gerekse e-Kurum çalışmalarında, üst düzey katılım dönüşümün başarımı açısından oldukça önem taşımaktadır. e-Dönüşüm projesinin yöneticisi, kurumun en üst düzey yöneticilerinden biri olmalıdır. Çünkü, e-dönüşüm yalnızca teknik bir olgu değildir. Kurum içi mevzuat değişiklikleri, yeni genelge ve yönergeler, hukuksal alt yapı için çalışmalar gerekecektir. Bu çalışmaların başarıya ulaşması için üst düzey yönetimin yalnızca desteği değil katılımı şarttır.
Strateji-3 e-Devlet için talep oluşturacak kurumsal olanakların öncelikli olması
Özellikle, vatandaşa dışarıya dönük işlemlerinde, e-Devlet oluşumunu doğrudan ya da dolaylı olarak destekleyen ve geniş kesimleri ilgilendiren karar ve projelere öncelik verilmelidir. Bu tür uygulamalara örnek olarak; yazının başında belirtilen Emekli Sandığı ve Ziraat Bankası uygulamaları verilebilir.
Kurumun içsel iş süreçlerinin dönüşümü:
Kurum personelinin e-vatandaş olması
Kurum e-kurum haline gelebilmek için öncelikle tüm personelini e-vatandaş yapmalıdır. Personel bilgisayar okur-yazarı olmalı, internet kullanmalı ve e-posta adresine sahip olmalıdır. Kurum Bilgi sistemlerinin oluşturulması
Ülke genelinde kurumların kendi iç işleyişlerinde bilişim teknolojilerini kullanım oranı incelendiğinde; Kurum Bilgi Sistemi olarak adlandırabileceğimiz ve hemen her kurumda bulunan insan kaynakları, finans kaynakları, malzeme kaynakları ve kuruma özgü üretim ya da alt bilgi sistemlerinin işletimi boyutunda büyük oranda (%70) bilişim teknolojileri kullanıldığı, ancak ara yönetim düzeyi ve üst yönetim düzeyi boyutlarında kullanım oranının (%5ve %1) oldukça düşük olduğu gözlenmektedir. Bu nedenle, kurumların kendi bilgi sistemlerinin geliştirilmesine yönelik önlemleri almaları gerekmektedir. Öte yandan, kurumlar, temeli bilgi/belge yönetim sistemlerine dayalı olan kurumsal iş akış sistemlerini elektronik ortama taşımaları, kurumsal e-iş’in temelini oluşturur.
Vatandaş/Müşteri servislerinin dönüşümü:
Kurum Vatandaş odaklı Bilgi sistemlerinin oluşturulması
Kurum e-kurum olabilmek için öncelikle vatandaş odaklı hizmetlerini elektronik ortamda vatandaşa sunmak zorundadır. Bu bilgi sistemleri oluşturulacak e-devlet uygulamalarının ana fonksiyonlarından biri olacaktır.
Vatandaş/Müşteri servislerinin dönüşümü
e-Dönüşüm, Kurum-Vatandaş ara yüzünün büyük ölçekte bilişim teknolojileri alt yapısı (internet, kiosk, cep telefonları, web TV vb) üzerinde bulunmasını gerektirir. Bu nedenle, kurumsal uygulamaların, taşınabildiği ölçekte kurum sitesine ve hareketli ortama (mobil ortama) taşınmaları gerekmektedir.
Kurumlar-arası iş süreçlerinin dönüşümü
Kurumların kendi aralarında yapmaları gereken bilgi alışverişinin tümüyle bilişim teknolojilerine dayalı olduğu bilgisayar ağı, kurum dışı ağ (extranet) olarak adlandırılmaktadır. Söz konusu ağ ortamı yalnızca kurumun ilişkili olduğu diğer kurumlar için açık olup diğer taraflara kapalıdır. Önceleri çevrim dışı dosya transferi biçiminde gerçekleştirilen kurumlar arası iletişimin yerini internet ortamının özel bir biçimi olan kurum dışı bilgi ağları almıştır. e-Dönüşüm, kurumların, kurum dışı bilgi ağlarını oluşturmalarını gerektirmektedir. Kurumlar bu aşamada e-devlet kapısında geçen hizmetler altında alacakları görevlerin belirlenmesinde devlete yardımcı olacak ve e-devlete dönüşümün gerçekleşmesinde rollerini üstleneceklerdir.
1. e-Dönüşümü sağlayacak dört ana adım, birbirine koşut olarak gerçekleştirilmelidir. Aksi durumda bir önceki adımın sonucunu bekleyerek bir sonraki adıma devam edilmesi türünden bir yaklaşım e-Kurum dönüşümünü olanaksız hale getirebilir.
2. e-Kurum dönüşümü hiçbir zaman bitmeyecek bir dönüşümdür. Gerek kurumsal iş süreçlerindeki gerekse teknolojide olabilecek olan değişimler, e-Dönüşümün sürekli olacağını göstermektedir.
Yazar:Ali ARİFOĞLU (*)(ali.arifoglu@tbd.org.tr)
Kaynak: Türkiye Bilişim Derneği
Sevdiklerinize gönderin
Yazdırın
